仕事

議事録は大事！絶対に取っておいて損はない！

わかっている人は多いと思いますが、打ち合わせの議事録って凄い重要です。

議事録は絶対に取っておきましょう！

そして後々、修正できないものがベスト！それは何故なのかまとめてみました。

議事録の必要性

議事録には、打ち合わせで何が決まったかの記録を取るだけではなく、議事録をきれいにまとめることにより今後の作業をスムーズに進めることが出来ることになります。

お客様との認識合わせも行うことが出来るので絶対取っておいてください。

議事録に必要な項目

議事録に必要な項目は以下の通り、最低限押さえておけば不備はないはずです。

• 日時
• 場所
• 参加予定人物（所属・人物・参加）
• 議題
• スケジュール
• 進捗
• 決定事項（決定した理由）
• 残作業

日時、場所、参加予定、議題については議事録の基本なので特に説明する気はありません。

スケジュール

スケジュールの確認は重要です。

結構あると思いますがお客様の都合で早めに作業をする必要が出てくる時や、逆に何らかの理由でどうしても間に合わない場合にリスケが必要になるのでスケジュールの確認を打ち合わせ毎に行いましょう。

スケジュールの共有がなされずに忙しくなったり、逆に遅れを知らされずに忙しく過ごすこともあったり・・・

進捗

進捗に関しては各担当毎にすり合わせて人員の再振りを行ったりすることが重要になります。

進捗が遅い箇所があれば助けたり、早かったりしたら逆に他を手伝うようにしたりして作業の効率化を行えます。

決定事項（決定した理由）

決定事項を書くのは当たり前ですが、「決定した理由」が重要になります。

結構あるのが「A案が良かったけど、やっぱりB案にしたい」って言われることが結構な頻度であります。

この時は「何故、A案になったんだっけ？」、「何故、B案はダメなんだっけ？」ってことがあるので、記録してあると役立ちます。

残作業

残作業の見直しは毎回行いましょう。

残作業が多いとスケジュール自体見直しが必要になります。

この作業を怠るとたまに「あの作業やっておいてくれた？」とかいきなり言われることがあります。

この時、「言った！」「言ってない！」の水掛け論になってしまうことがあるので、毎回残作業を見直して共通の認識を持つようにしましょう。

議事録を取って終わりではない！共有をしろ！

議事録を取って終わりではありません。

むしろ、ここからが本番です。

議事録は必ず参加者・関係者に共有を行ってください。

筆記者の書き漏れがあったりすることがあるので、できる限り多くの人に見てもらって加筆修正を行います。

よく大きな会社だと上長の承認貰って終わりってのがありますが、これだけでは不十分です。

議事録の保存

議事録の保存に関しては、加筆修正が終わった後は修正できないようにパスワードを掛けてたり、Wikiなどを使って修正履歴を取れるようにしましょう。

国会などで文書改ざんなどがありますが、間違って削除されたりすることもありますし、改ざんが絶対にないとは言えません。

まとめ

私は議事録って昔書いているときは面倒でしたが、実際に役立つことがあると重要性がわかり丁寧に書くようになりました。

お客様と議事録を共有することで水掛け論はなくなりますし、作業管理も大分スムーズになります。

議事録担当出ないときも私は自分用に議事録を書くようになりました。

自分用なので共有はしませんが、それでも筆記者が間違った時に指摘することにも使えます。

皆さんも出来れば議事録担当でなくても、メモ程度に取っておいてください。